Niemand heeft zin in beoordelingsgesprekken (case)

Niemand heeft zin in beoordelingsgesprekken. Daarom hebben wij het liever over Ontwikkelgesprekken. Dat zijn gesprekken die het middenkader helpen om medewerkers mee te nemen in ontwikkelingen zoals robotisering, de prestaties van medewerkers te vergroten en vooral invulling te geven aan de persoonlijke ambitie van medewerkers en zicht te krijgen op wat nodig is om het werk gezond, veilig en met plezier (Duurzaam Inzetbaar) te doen. Zonder ingewikkelde competentiemodellen en met minimale administratieve last. Maar met maximaal draagvlak door een Klankbordgroep van medewerkers te betrekken bij het invoeren.

Een internationaal metaalbewerkingsbedrijf (ca. 250 medewerkers) verzocht ons een paar jaar geleden om functionerings- en beoordelingsgesprekken in te voeren voor alle vaste medewerkers. Dit lijkt een eenvoudige vraag maar de praktijk in veel productiebedrijven is dat dergelijke gesprekken niet of nauwelijks plaatsvinden. Niemand heeft er namelijk zin in. De productiemedewerker zelf is doorgaans niet zo’n prater en/of vreest in zo’n officieel gesprek ‘afgebrand te worden door de baas’. Maar ook de laatste staat vaak niet te trappelen; het kost veel tijd, geeft administratief gedoe en voor je het weet zeg je iets verkeerds en schaad je de relatie met je medewerker. Mede hierdoor is het animo voor functioneringsgesprekken bij zowel de productiemedewerkers als hun directe chefs gering en vinden dergelijke gesprekken meestal niet of nauwelijks plaats.

Waarom zou je het eigenlijk doen dan? De belangrijkste reden voor onze klant was gelegen in hun ambitieuze en ingrijpende toekomstplannen: de komende vijf jaar wordt vrijwel het volledige productieapparaat vernieuwd. De medewerkers krijgen daardoor te maken met veel veranderingen in hun dagelijks werk. Met een goede gesprekscyclus kan je er voor zorgen dat de productiemensen in staat, bereid en gemotiveerd zijn om in deze ontwikkeling mee te gaan. En bij te sturen als dit niet of onvoldoende het geval is. Andere aanleiding is het in gesprek blijven met medewerkers over hun duurzame inzetbaarheid. Binnen de productiesector zijn het behoud van vakmanschap, vitaliteit, vergrijzing en de stijgende pensioenleeftijd belangrijke uitdagingen.

Het bijzondere van onze aanpak is dat wij met een klankbordgroep bestaande uit onder meer productiemedewerkers, teamleiders en OR-leden kwamen tot een maatwerkaanpak. Samen met hen ontwikkelden wij een zeer praktische gesprekscyclus van Ontwikkelgesprekken met een minimum aan vragen en administratieve belasting. Inclusief een goede communicatiecampagne met posters, inloopspreekuren, informatiebrochures. En met een goede training van de leidinggevenden die bestaat uit het oefenen van gesprekssituaties met een trainer-acteur en het coachen van teamleiders bij het voorbereiden van de onderwerpen voor de gesprekken en persoonlijke doelen van medewerkers.

Inmiddels voerden wij bij verschillende klanten vergelijkbare gesprekken in. Met succes blijkt uit evaluaties met medewerkers en middenkader. Door elke keer een Klankbordgroep te betrekken blijft maatwerk, passen bij de ambities van de organisatie en cultuur gegarandeerd.